Patiënten krijgen herinneringen voor geannuleerde afspraken — wat te doen?

Het kan voorkomen dat een patiënt een herinnering ontvangt voor een afspraak die volgens de praktijk al geannuleerd werd. In de meeste gevallen is het belangrijk om eerst na te gaan of de annulatie correct verwerkt en gesynchroniseerd werd tussen het PMS-systeem en TurnUp.

Wat kan je controleren?

1. Controleer de afspraak in je PMS-systeem
Ga na of de afspraak correct als geannuleerd geregistreerd staat, inclusief datum en tijdstip van de annulatie.

2. Controleer de afspraak in TurnUp
Kijk na of de afspraak ook in TurnUp als geannuleerd wordt weergegeven. Indien de afspraak nog actief zichtbaar is, kan dit wijzen op een synchronisatieprobleem.

3. Vergelijk de tijdstippen
Noteer het tijdstip waarop de afspraak werd geannuleerd en het tijdstip waarop de herinnering werd verstuurd. Deze informatie helpt bij een verdere analyse.

Wanneer contact opnemen met support?

Blijft het onduidelijk waarom de herinnering werd verstuurd of merk je dat dit vaker voorkomt? Neem dan contact op met onze supportdienst.

Vermeld daarbij zoveel mogelijk informatie:

• Naam van de patiënt
• Datum en tijdstip van de afspraak
• Datum en tijdstip van de annulatie
• Tijdstip waarop de herinnering werd ontvangen
• Het PMS-systeem waarmee je werkt

📧 via supportformulier op onze website

Wat kan je aan de patiënt communiceren?

Je kan de patiënt geruststellen met onderstaande boodschap:

"Onze excuses voor de verwarring. De afspraak werd correct geannuleerd en er is geen verdere actie van jouw kant nodig. Indien je toch een herinnering hebt ontvangen, mag je deze als niet verzonden beschouwen."

💡 Tip: Wanneer je een melding maakt bij support, voeg indien mogelijk screenshots toe van zowel de afspraak in het PMS-systeem als in TurnUp. Dit helpt ons om de oorzaak sneller te achterhalen.