Hoe wijzig ik de annuleringsvoorwaarden van een specifieke behandeling?

Vroeger gold één annuleringsregel voor de hele praktijk. Voor sommige behandelingen is dat te soepel: een orthodontische aanpassing of lange ingreep kan je niet last-minute laten schrappen, terwijl een gewone controle prima flexibel mag blijven.

Je kan die regel nu overschrijven per categorie of per behandeling. Zo bescherm je precies de afspraken die het nodig hebben, zonder je algemene instelling aan te passen.

🛠️ Waar stel ik dit in?

Wil je de annuleringsvoorwaarden voor een specifieke behandeling wijzigen? Volg deze stappen:

1. Ga naar Instellingen → Behandelingen → Overzicht.
2. Klik de behandeling aan die je wil wijzigen.
3. Ga naar het veld "Annuleringsvoorwaarde" in het bewerkingsscherm.
4. Kies "Nooit online annuleerbaar" of "Aangepast tijdsvenster".
5. Sla je wijziging op.

De selector heeft altijd drie opties:

• Gebruik praktijkstandaard: volgt de categorie (indien ingesteld) of anders de algemene praktijkregel. Dit is de standaard voor elke behandeling en categorie, dus er verandert niets tot je zelf een uitzondering instelt.
• Aangepast tijdsvenster: een specifiek aantal uur voor de afspraak waarbinnen de patiënt nog mag annuleren.
• Nooit online annuleerbaar: de patiënt kan deze afspraak nooit zelf online via TurnUp annuleren en wordt doorverwezen om de praktijk te contacteren.

Wil je dit liever voor een hele categorie tegelijk instellen (bijvoorbeeld alle orthodontie-behandelingen)? Ga dan naar Instellingen → Behandelingen → Categorieën, open de categorie en gebruik dezelfde selector daar.

👀 Wat ziet de patiënt?

• Binnen het toegestane annulatievenster: de patiënt kan gewoon annuleren, via de afsprakenpagina en de app.
• Te laat (binnen het annulatievenster): de patiënt krijgt een melding "te laat om te annuleren", met het telefoonnummer en e-mailadres van de praktijk.
• Nooit toegestaan: de patiënt krijgt een melding "annuleren niet toegestaan", eveneens met telefoonnummer en e-mailadres van de praktijk.

🔛 Standaard ingeschakeld

Elke behandeling en categorie start standaard op "Gebruik praktijkstandaard". Je bestaande annuleringsregels blijven dus gewoon werken zoals voorheen, tot je zelf voor een specifieke behandeling of categorie een uitzondering instelt. Ben je tevreden met je huidige praktijk-brede instelling? Dan hoef je niets te doen.

🚀 Wat levert dit op?

• Geen last-minute annuleringen meer via TurnUp op je meest kwetsbare slots: behandelingen die je onmogelijk snel kan opvullen, blijven vast in je agenda staan.
• Minder telefoontjes over verwarring: de patiënt krijgt via TurnUp zelf een duidelijke melding met het telefoonnummer en e-mailadres van de praktijk, jij hoeft niets uit te leggen.
• Nul impact op de rest van je agenda: je past dit alleen toe waar nodig, de rest blijft ongewijzigd.