Les patients reçoivent des rappels pour des rendez-vous annulés : que faire ?

Il peut arriver qu'un patient reçoive un rappel pour un rendez-vous qui avait déjà été annulé par le cabinet. Dans ce cas, il est recommandé de vérifier en premier lieu que l'annulation a bien été enregistrée et synchronisée entre votre système PMS et TurnUp.

Que pouvez-vous vérifier ?

1. Vérifiez le rendez-vous dans votre système PMS
Assurez-vous que le rendez-vous est correctement enregistré comme annulé, avec la date et l'heure de l'annulation.

2. Vérifiez le rendez-vous dans TurnUp
Contrôlez que le rendez-vous apparaît également comme annulé dans TurnUp. Si le rendez-vous est toujours affiché comme actif, cela peut indiquer un problème de synchronisation.

3. Comparez les horaires
Notez l'heure à laquelle le rendez-vous a été annulé ainsi que l'heure à laquelle le rappel a été envoyé. Ces informations peuvent être utiles pour l'analyse du problème.

Quand contacter le support ?

Si vous ne comprenez pas pourquoi le rappel a été envoyé ou si le problème se reproduit, contactez notre équipe de support.

Merci de fournir les informations suivantes :

• Nom du patient
• Date et heure du rendez-vous
• Date et heure de l'annulation
• Heure de réception du rappel
• Le système PMS utilisé

📧 support@turnup.be

Que communiquer au patient ?

"Nous vous présentons nos excuses pour cette confusion. Le rendez-vous a bien été annulé et aucune action supplémentaire n'est requise de votre part. Si vous avez reçu un rappel, veuillez simplement l'ignorer."

💡 Conseil : Si possible, joignez des captures d'écran du rendez-vous dans votre PMS ainsi que dans TurnUp. Cela nous aidera à analyser le problème plus rapidement.