Hoe werkt de feature Uitnodiging Wachtlijst?

Een goed aangevulde wachtlijst is essentieel om je agenda optimaal te benutten en last-minute afspraken succesvol in te vullen. Met Uitnodiging Wachtlijst laat je je wachtlijst automatisch en op het juiste moment aangroeien, zonder extra werk voor je team. 

Deze feature is beschikbaar voor praktijken met een actieve PMS-synchronisatie.

🔄 Hoe werkt Uitnodiging Wachtlijst in de praktijk?

Zodra de feature is geactiveerd, bouwt TurnUp je wachtlijst slim en automatisch op:

• Automatische uitnodiging
  Patiënten met een geplande afspraak ontvangen automatisch een e-mail of in-app notificatie met de vraag of ze zich op de wachtlijst willen plaatsen.

• Slim getimed per behandeling
  Je bepaalt zelf wanneer die uitnodiging wordt verstuurd. De timing is apart instelbaar per behandeling of behandelcategorie.

• Eén klik, automatisch toegevoegd
  Accepteert de patiënt de uitnodiging? Dan wordt hij of zij onmiddellijk aan de wachtlijst toegevoegd. Geen manuele acties of extra opvolging nodig.

⚙️ Hoe stel je Uitnodiging Wachtlijst in?

Je kan de feature activeren per behandeling of per behandelingscategorie.

Gebruik je behandelingscategorieën?
Dan stel je dit best in op categorieniveau. Instellingen op categorie hebben voorrang op individuele behandelingen.

Per behandeling

1. Ga naar het tabblad Overview in de module Behandelingen. 
2. Maak een nieuwe behandeling aan of wijzig een bestaande.
3. Zet de Uitnodiging Wachtlijst toggle aan.
4. Zodra de functie is ingeschakeld, geef je het aantal weken in.
   
   Het aantal weken bepaalt hoeveel weken vóór de afspraak de patiënt automatisch een uitnodiging ontvangt.

Per behandelingscategorie

1. Ga naar het tabblad Categorieën.

2. Selecteer bovenaan de juiste categorie.

3. Klik op het potlood-icoon om te bewerken.

   
   

4. Zet de  toggle aan.

5. Stel het aantal weken in en sla op.
   
   

⏰ Wanneer wordt de uitnodiging verstuurd?

TurnUp controleert elke dag om 8u 's morgens alle toekomstige afspraken en verstuurt de relevante uitnodigingen. Het kijkt hoeveel volledige weken er nog zijn tot de afspraak.

Voorbeeld bij instelling van de Wachtlijst Uitnodiging op 1 week:

• Afspraak binnen 3 dagen → geen uitnodiging (want 0 volledige week tot de afspraak)

• Afspraak binnen 7 dagen → uitnodiging (want 1 volledige week tot de afspraak)
• Afspraak binnen 13 dagen  → uitnodiging (want 1 volledige week tot de afspraak)

📍 Concreet voorbeeld

Voor een jaarlijkse controle zijn patiënten vaak pas kort vóór hun afspraak geïnteresseerd in een vervroeging.

Je kan dan bijvoorbeeld instellen:

• De patiënt ontvangt 4 weken vóór de afspraak een uitnodiging

• Zodra de patiënt accepteert, komt hij of zij automatisch in aanmerking voor last-minutes

✅ Voordelen voor jouw praktijk

Dankzij Uitnodiging wachtlijst geniet je praktijk van:

• Groeit je wachtlijst automatisch

• Heeft je team minder manueel werk

• Wordt je agenda beter benut

• Verhoogt je succesratio van last-minutes

• Worden patiënten sneller geholpen

Kortom: je wachtlijst werkt proactief voor jou.