Hoe stel ik het AI Outbound Callcenter correct in?

Wil je het AI callcenter gebruiken om patiënten automatisch op te bellen voor afspraakbevestigingen? Met de juiste instellingen bij de start bespaar je manueel werk aan de balie en bereik je patiënten efficiënter.

⚙️ Hoe werkt het?

Deze instellingen zijn enkel beschikbaar voor Admins. Gebruikers hebben hier geen toegang toe.

Je vindt deze callcenter instellingen via:
Instellingen → Organisatie → Caller ID

☎️ Stap 1: Telefoonnummer verifiëren (Caller ID)

Patiënten worden opgebeld met jullie praktijknummer. Daarom moet je dit nummer eerst verifiëren. Zonder verificatie kan je geen outbound calls starten.

Zo werkt het:

1. Ga naar Instellingen → Organisatie → Caller ID
2. Vul je praktijk telefoonnummer in
   
3. (Optioneel) Gebruik je een keuzemenu op je telefoon (bijvoorbeeld: “druk 1 voor nieuwe patiënten, druk 2 om een afspraak te maken”)?
   
   Dan moet het AI callcenter hier automatisch doorheen kunnen navigeren.
   👉 Anders kan het systeem jou niet bereiken om de verificatiecode door te geven. Dit stel je in via het IVR-veld.
   
   

   Je geeft in welke toetsen ingedrukt moeten worden om jou aan de lijn te krijgen en hoe lang er gewacht moet worden.

   • *Cijfers (1–9, , #) → toets indrukken
   • W = wacht 1 seconde
   • w = wacht 0,5 seconde
   
   

   Voorbeelden

    

   Voorbeeld van je keuzemenu	Wat je invult in IVR-veld	Wat het AI callcenter doen
   “Druk 1 om een afspraak te maken”	1	Drukt automatisch op 1 en wordt met je verbonden. Je kan de verificatiecode ingeven.
   Twee keuzes na elkaar met pauze (menu praat ±2 sec verder)	1WW2	Drukt 1 → wacht 1 seconde → wacht 1 seconde → drukt 2. Callcenter wordt met je verbonden. Je kan de verificatiecode ingeven.

4. Klik op Verifiëren
5. Je ontvangt een oproep van een +1 (415)-nummer
6. Vul het 6-cijferige verificatiecode in

    ⚠️  In sommige gevallen moet je na de verificatiecode afsluiten met #, afhankelijk van je telefoonsysteem.

7. Klik op Bevestigen
8. Nummer succesvol geverifieerd: alle uitgaande oproepen gebruiken vanaf nu dit telefoonnummer
   
   

🎙️ Stap 2: Stem en spreeksnelheid instellen

Na verificatie kan je de AI-stem instellen.

• Stem: keuze uit meerdere stemmen
• Spreeksnelheid: keuze uit meerdere snelheden

Testen van de stem:

1. Vul een voorbeeldzin in
2. Klik op Afspelen om de stem te horen
3. Pas instellingen aan indien nodig
4. Klik op Opslaan

💬 Stap 3: Aangepast begroetingsbericht

Je kan het openingsbericht van het AI-callcenter volledig personaliseren. Het AI callcenter vertaalt de begroeting automatisch naar de taal van de patiënt.

Optie 1: Genereren met AI

1. Typ wat je wil genereren met AI, bijvoorbeeld: “Formele begroeting voor een tandartspraktijk in het Nederlands”
2. Klik op “Genereren met AI”
   
   
3. AI genereert automatisch een voorstel
   
   
   

   ⚠️ Belangrijk om te weten

   • Alle placeholders (bijvoorbeeld {PatientName}) moeten verplicht opgenomen worden in je begroetingsbericht. Zonder deze placeholders kan je het bericht niet opslaan.
     
     
     

Optie 2: Zelf schrijven

Je kan ook zelf een begroetingsbericht invoeren in het tekstvak.

⚠️ Belangrijk om te weten: Alle placeholders (bijvoorbeeld {PatientName}) moeten verplicht opgenomen worden in je begroetingsbericht. Zonder deze placeholders kan je het bericht niet opslaan

📊 Monthly Call Limit

Elke praktijk heeft een maandelijkse bel-limiet.

• Deze limiet wordt ingesteld door TurnUp Support
• Wanneer de limiet bereikt is kan je geen nieuwe oproepen starten tot de volgende maand

✅ Wat levert het AI Outbound Callcenter voor jou op?

Met de juiste instellingen van het AI outbound callcenter:

• Bel je automatisch met een herkenbaar praktijknummer
• Bereik je patiënten efficiënter, vermijd je manueel belwerk en bespaar je tijd
• Verhoog je de kans op bevestigingen en minder no-shows
• Hou je je agenda beter onder controle

Kortom: je callcenter wordt onderdeel van je team aan de balie

❓ Vragen?

Contacteer ons team via support. We helpen je graag verder!