Comment utiliser la fonctionnalité "Invitation à la liste d'attente" ?

Une liste d’attente bien remplie est essentielle pour optimiser votre agenda et combler efficacement les rendez-vous de dernière minute. Grâce à Invitation Liste d’attente, votre liste se développe automatiquement et au bon moment — sans travail supplémentaire pour votre équipe.

Cette fonctionnalité est disponible pour les cabinets disposant d’une synchronisation PMS active.

🔄 Comment fonctionne l’Invitation à la liste d’attente en pratique ?

Une fois la fonctionnalité activée, TurnUp construit votre liste d’attente de manière intelligente et automatique :

• Invitation automatique
  Les patients ayant un rendez-vous planifié reçoivent automatiquement un e-mail ou une notification via l’application leur demandant s’ils souhaitent s’inscrire sur la liste d’attente.

• Timing intelligent par traitement
  Vous décidez quand l’invitation est envoyée. Le timing peut être configuré séparément pour chaque traitement ou catégorie de traitement.

• Un clic, ajout automatique
  Si le patient accepte l’invitation, il est immédiatement ajouté à la liste d’attente. Aucune action manuelle ni suivi supplémentaire n’est nécessaire.

⚙️ Comment configurer la fonctionnalité?

Vous pouvez activer la fonctionnalité par traitement ou par catégorie de traitement.

Vous utilisez des catégories de traitement ? Il est alors recommandé de configurer la fonctionnalité au niveau de la catégorie.
Les paramètres définis au niveau de la catégorie ont priorité sur ceux du traitement individuel.

Par traitement

1. Allez dans l’onglet Aperçu du module Traitements.

2. Créez un nouveau traitement ou modifiez un traitement existant.

3. Activez le bouton Invitation Liste d’attente.

4. Une fois activé, indiquez le nombre de semaines.

Le nombre de semaines détermine combien de semaines avant le rendez-vous le patient recevra automatiquement une invitation.

Par catégorie de traitement

1. Allez dans l’onglet Catégories.

2. Sélectionnez la catégorie correcte en haut de la page.

3. Cliquez sur l’icône crayon pour modifier.
   

4. Activez le bouton.

5. Indiquez le nombre de semaines et enregistrez.
   

⏰ Quand l'invitation est-elle envoyée?

TurnUp vérifie chaque jour à 8h du matin tous les rendez-vous à venir et envoie les invitations correspondantes. Le système calcule le nombre de semaines complètes restantes avant le rendez-vous.

Exemple avec un paramétrage d’1 semaine :

• Rendez-vous dans 3 jours → pas d’invitation (0 semaine complète restante)

• Rendez-vous dans 7 jours → invitation envoyée (1 semaine complète restante)

• Rendez-vous dans 13 jours → invitation envoyée (1 semaine complète restante)

📍 Exemple concret

Pour un contrôle annuel, les patients souhaitent souvent avancer leur rendez-vous seulement peu de temps avant celui-ci.

Vous pouvez par exemple configurer :

• Le patient reçoit une invitation 4 semaines avant le rendez-vous

• Dès que le patient accepte, il devient automatiquement éligible aux rendez-vous de dernière minute

Grâce à l’Invitation Liste d’attente :

• Votre liste d’attente se développe automatiquement

• Votre équipe a moins de travail manuel

• Votre agenda est mieux optimisé

• Votre taux de remplissage des dernières minutes augmente

• Les patients sont pris en charge plus rapidement

En résumé : votre liste d’attente travaille de manière proactive pour vous.