Comment configurer correctement le centre d’appels sortants AI

Vous souhaitez appeler automatiquement vos patients pour confirmer leurs rendez-vous ? Avec une configuration correcte dès le départ, vous réduisez le travail manuel à l’accueil et contactez vos patients plus efficacement.

⚙️ Comment ça fonctionne?

Ces paramètres sont uniquement accessibles aux administrateurs.
Les autres utilisateurs n’y ont pas accès.

Vous pouvez les trouver ici :
Paramètres → Organisation → Caller ID

☎️ Étape 1 : Vérifier votre numéro de téléphone (Caller ID)

Les patients seront appelés avec le numéro de votre cabinet.
Vous devez donc le vérifier avant de pouvoir utiliser le call center.

Sans vérification, vous ne pourrez pas lancer d’appels sortants.

Comment faire:

1. Allez dans Paramètres → Organisation → Caller ID
2. Saisissez le numéro de téléphone de votre cabinet
   
   
3. (Optionnel) Si votre ligne téléphonique propose un menu comme :
   « Appuyez sur 1 pour les nouveaux patients, appuyez sur 2 pour un rendez-vous »
   
   

   Alors le centre d’appels AI doit pouvoir le parcourir automatiquement.

   👉 Sinon, il ne pourra pas vous joindre pour transmettre le code de vérification.
   Ce paramètre se configure dans le champ IVR.

   Vous indiquez quelles touches doivent être pressées et combien de temps attendre.

   • *Chiffres (1–9, , #) → appuyer sur une touche
   • W → attendre 1 seconde
   • w → attendre 0,5 seconde
   
   
   

   Exemples

    

   Exemple de menu	Ce que vous saisissez dans le champ IVR	Ce que fait le call center AI
   « Appuyez sur 1 pour prendre rendez-vous »	1	Appuie automatiquement sur 1 et vous met en relation. Vous pouvez saisir le code.
   Deux choix avec une pause (menu continue ~2 sec)	1WW2	Appuie sur 1 → attend 2 secondes → appuie sur 2 → vous met en relation. Vous pouvez saisir le code.

4. Cliquez sur Vérifier
5. Vous recevrez un appel d’un numéro +1 (415)
6. Saisissez le code à 6 chiffres
   ⚠️ Dans certains cas, vous devez terminer avec #, selon votre système téléphonique
7. Cliquez sur Confirmer
8. Une fois validé, tous les appels sortants utiliseront ce numéro de téléphone.
   
   
   

🎙️ Étape 2 : Choisir la voix et la vitesse

Après la vérification, vous pouvez configurer la voix de l’AI.

• Voix → plusieurs options disponibles
• Vitesse → ajustez le débit de parole

Comment tester :

1. Saisissez une phrase d’exemple
2. Cliquez sur Lire
3. Ajustez si nécessaire
4. Cliquez sur Enregistrer

💬 Étape 3 : Personnaliser le message d’accueil

Vous pouvez entièrement personnaliser le message d’ouverture.

👉 Le message est automatiquement traduit dans la langue du patient.

Option 1: Générer avec l'IA

1. Saisissez une demande, par exemple :
   « Message d’accueil formel pour un cabinet dentaire »
2. Cliquez sur Générer avec AI
   
   
3. Un message est créé automatiquement
   
   
   

   ⚠️ Important

   • Toutes les mentions ci-dessous sont obligatoires. Sans eux, vous ne pourrez pas enregistrer.
     
     
     

Option 2: Rédiger manuellement

Vous pouvez aussi écrire votre propre message.

⚠️ Important: Toutes les mentions entre "{ }" sont obligatoires. Sans eux, vous ne pourrez pas enregistrer.

📊 Limite mensuelle d’appels

Chaque cabinet dispose d’une limite mensuelle d’appels.

• Cette limite est définie par le support TurnUp
• Une fois atteinte, aucun nouvel appel ne peut être lancé avant le mois suivant

✅ Ce que cela vous apporte

Avec une configuration correcte du centre d’appels AI :

• Vous appelez avec un numéro reconnaissable
• Vous réduisez le travail manuel à l’accueil
• Vous contactez vos patients plus efficacement
• Vous augmentez les confirmations et réduisez les absences
• Vous gardez le contrôle de votre planning

En résumé : votre call center devient une extension de votre équipe d'accueil.

❓ Une question?

Contactez notre équipe support. Nous sommes là pour vous aider!